Zeitoptimierung hatte seine Geburtsstunde wohl in erster Linie mit Beginn der Industrialisierung. Seit dem versucht man, Zeit immer effizienter in immer kleinere Zeiteinheiten einzuteilen, um mehr Output bei weniger (Zeit-)Input zu erreichen, um die „gewonnene“ Zeit wieder neu zu füllen. Anfangs vor allem für Unternehmensprozesse selbst, hat dieser Zeitoptimierungs-Wunsch in den letzten 10-15 Jahren auch verstärkt in die persönliche, tägliche Lebensplanung Einzug gehalten. Es gibt unzählige Konzepte, Checklisten und Optimierungsansätze inklusive der dazugehörigen Berater zum Thema „Zeitmanagement“.
Die wenigsten jedoch bringen „Zeit“ in Verbindung mit „Rhythmus“. Klassisches Zeitmanagement versucht zwar auf Basis einer oder weniger Wunsch-Ziele eine Struktur in den Alltag zu bringen, die sich jedoch in der Regel um viele unveränderbare, extern vorgegebene Parameter biegen muss.
Beispiel privat: Wie bekomme ich es hin selbst zu kochen, wenn ich um 17.00Uhr Dienstschluss habe, die Kinder von der Tages-Kita abholen muss, mein Mann aber erst um 20.00 Uhr nach Hause kommt?
Beispiel geschäftlich: Wie kann ich mein Mail- und Telefonmanagement optimieren, wenn morgens um 8.00Uhr die Teammeetings anstehen, danach Kundenbesuche bis zum Nachmittag?
In beiden Fällen würde bei vielen Beratern die Empfehlung eines „festen Zeitrahmens“ kommen, der stringent eingehalten werden sollte. Kochen ist von 19.00 bis 20.00Uhr vorgesehen oder eben keine Termine von 9.00-10.00Uhr nach dem Teammeeting.
Ob nun dies tatsächlich die optimalen Zeiten für das Kochen sind (und vor allem der Nahrungsaufnahme danach), oder für eine wirklich effiziente Telefon- und Mailbearbeitung, wird wenig in Betracht gezogen. Richtig schwierig wird es, wenn sich der Tag an sich schon nicht in klare Strukturen aufteilen lässt, weil der Arbeitgeber oder Vorgesetzte, oder eben der Partner, eine eigene Struktur durchsetzen will, die er wiederum selbst vielleicht bei einem Coaching vermittelt bekommen hat. Am Ende der Schlange steht unser Körper mit seinen ureigensten Bedürfnissen wie Schlaf, Essen und Trinken. Gerade letztere Bedürfnisse müssen bei den meisten Zeitoptimierungsversuchen hintenanstehen, denn der Körper ist zwar bei jedem Beratungsgespräch dabei, wird in der Regel aber nicht gehört.
Zeit ist relativ, das macht auch das Zeitmanagement nicht einfacher.
Die Natur selbst kennt keine Zeit, sie kennt nur perfekt aufeinander eingespielte Rhythmen. Sie schafft es ohne Atomuhr, Funkuhr oder Smartphone alle wichtigen Ereignisse perfekt aufeinander abzustimmen. Und alles was in uns und um uns passiert und keinen menschlichen, künstlichen Trigger hat, basiert auf Rhythmen.
Rhythmusmanagement statt Zeitmanagement
Kennen Sie Ihren natürlichen Rhythmus? Wissen Sie, wann sie tatsächlich Aufstehen würden, wenn es einmal drei oder mehr Wochen keinen Wecker gäbe? Die wenigsten haben noch Lebenssituationen, die tatsächlich einmal drei Wochen ohne Wecker zulassen, um dem Körper die Möglichkeit zu geben, wieder zu seinem ureigenen Rhythmus zurückzufinden. Die Tatsache, dass viele Menschen 5 Minuten vor dem Wecker aufwachen, ist in der Regel konditioniert und hält sich nicht mehr, wenn z.B. ein Urlaub tatsächlich einmal 3 Wochen ohne Wecker zulassen würde.
Zugegeben, als Einzelperson tut man sich in der heutigen Gesellschaft schwer, seinen Tagesablauf so zu gestalten, dass er dem eigenen natürlichen Rhythmus entspricht. Aber je nach beruflicher Position gibt es genug Menschen, die Impulsgeber für eine „Zeitplanung“ sein könnten, die den eigenen natürlichen Rhythmus mit den jeweiligen natürlichen Rhythmen der Mitstreiter im beruflichen und privaten Umfeld abstimmt.
Das klassische Beispiel ist der Arbeitsbeginn. Wenn der Abteilungsleiter/Chef als Frühtyp seinen Mitarbeitern eine Teambesprechung um 8.00Uhr zumutet, dann lebt er zwar vielleicht seinen eigenen Rhythmus, zwingt damit aber seinen Mitarbeitern auf, dass diese den kompletten Tag gegen ihren Rhythmus arbeiten müssen. In diesem Fall kann es mit keinem einzigen Zeitmanagement-Tool zu einer tatsächlich dauerhaft optimal effizienten Zeitplanung kommen. Und das hat nichts mit Wollen der Mitarbeiter zu tun, sondern mit deren natürlichen Grundlagen es zu Können! Das ist so, als ob alle Mitarbeiter Schuhe mit der gleichen Schuhgröße des Chefs tragen müssten. Es mag zwar vom Einkauf her effizient sein, aber der Output kann niemals optimal sein. Fehlzeitenquoten steigen, die Fluktuation nimmt zu und das Finden von Fachkräfte wird schwierig, wenn klar ist, dass ich meinen Aussendienst statt in meinen 45er Schuhen in Schuhgröße 42 verrichten muss. Aber auch der Schreibtisch-Mitarbeiter wird sich in 42 nicht wohler fühlen oder gar effizienter arbeiten.
Niemand würde auf die Idee kommen, allen eine Schuhgröße 42 aufzuzwingen und dann bessere Ergebnisse im Aussendienst zu erwarten. Exakt dies aber wird getan, wenn man Mitarbeiter gegen Ihren natürlichen Rhythmus arbeiten lässt.
Wo also kann man beim Rhythmusmanagement ansetzen?
Die Grundvoraussetzung, um hier überhaupt voran zu kommen ist, zu erfahren, wie meine Mitarbeiter ticken. Sind sie Frühtypen, Median- oder eher Spättypen? Nicht wenige Unternehmer sind überrascht, wie hoch der Grad der Abweichung häufig tatsächlich ist. Eine solche Analyse birgt ein sehr großes Potenzial für positive Veränderungsprozesse. Dabei gelten hier exakt die gleichen Regeln wie für jeden guten Veränderungsprozess. Die Mitarbeiter müssen verstehen und akzeptieren, warum dieser Prozess angestoßen wird, da Arbeitszeiten generell eben auch, wie ich zu Anfang beschrieben habe, in die Rhythmik des sozialen Umfeldes mit eingreift, von der Familie bis hin zu Freunden.
Und exakt dies ist das Ziel einer Rhythmusberatung. Dabei kann es nicht um das vollständige Perfektionieren gehen, sondern um das Optimieren. Auch in der Natur liegt die Perfektion im Unperfekten. Im Sinne von Liquid Work® gilt es, Prozesse so zu optimieren, dass alle an diesem Prozess Beteiligten von einer win-win-Situation sprechen. Erst dann kann ein Prozess zusammen mit anderen Prozessen „rhythmisch“ fließen.
Gerne informieren wir sie am Telefon in einem ersten Gespräch über die Möglichkeiten und Chancen einer Rhythmusberatung in Ihrem Unternehmen.